近年はリモートワークの拡充や働き方改革に伴い、業務において大きな変革期を迎えています。その一つとして挙げられるのが、ペーパーレス化です。特に総務では従来紙媒体の書類を扱うことが多く、コストや保管の問題など数多く露呈しています。ここでは、総務でペーパーレス化を進めていく際のポイントについて解説をしていきます。
総務においてペーパーレス化を導入する際のポイント
総務でペーパーレス化を導入していく上では、いくつかのステップ・ポイントがあります。次の３ステップについて押さえておきましょう。
それぞれの書類ごとに対応させるシステムを決めておく
まず初めに、それぞれの書類ごとに対応させるシステム決めを行いましょう。例えば、書類をPDF化して保存する場合は、スキャナの導入が必要になります。また勤怠関連をこれまで紙で行っていた場合は、クラウドシステムの利用が必要になります。
書類にはそれぞれさまざまな種類があり、それぞれの書類ごとに最も適切なペーパーレス化が実施できるよう、しっかりと精査することが大切です。
少人数ではじめてみる
ペーパーレス化は全社で一斉に取り組み始めると、さまざまな弊害が生まれる可能性があります。まずは少ない人数ではじめ、感触をつかんでおくことが大切です。お試しで取り組んでみることで、システムについて理解も深まり、全社的に運用がスタートした際に従業員から質問が来ても、柔軟に対応できるようになります。
全社へ告知を行う
テスト運用が完了すれば、最後に全社で告知を行います。運用が複雑になる場合は、適宜説明会を開くなどして、対応しましょう。また、質問があった場合も臨機応変に応えられるようにしておくことが大切です。
まとめ
ここまで、総務のペーパーレス化に焦点を当て、解説してきました。近年では、働き方が大きく変わり、紙の書類で対応することがナンセンスな時代になりつつあります。ペーパーレス化は導入してからスムーズに運用できるまで時間がかかるかもしれませんが、慣れてくれば業務効率化も図ることができるため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。