企業において、一生多くの部署が存在する中で、業務内容が多岐に渡る総務部。さまざまな種類をこなしていく必要のある総務部にとって、業務効率化や生産性の向上が求められています。このような背景があるなか、総務部の業務における課題を洗い出し、IT化を図ることで抱えている課題を解決する方法について解説をしていきます。
総務のIT化によって課題を解決する方法
総務は特性上、会社の中でも仕事の評価がされにくいといった課題があります。
総務のIT化によって、どのように課題を解決することができるのでしょうか？それぞれ方法について解説をしていきます。
チャットを活用する
ビジネスシーンでは、チャットが近年活用され浸透しつつあります。それぞれの部署で働くメンバーがどんなタスクを行っており、どこまで進んでいるかを把握できるようにします。
総務における業務で、課題が発見された場合、他部署のチャットのやり取りを見ておけば、課題解決にもつながりやすくなります。業務内容を共有し可視化してあげることで、他部署との連携もとりやすくなります。
文書管理や労務管理、経費計算などの業務を電子化する
文書管理や労務管理、経費計算といった業務は、電子化することで業務効率も上がります。また全社的に内容について確認ができるよう、クラウドサービスへのアップも有効です。
カレンダーをクラウド上で管理する
総務は特性上、他部署から依頼のあった業務をこなさなければならないシーンが多々あります。予定が詰まっているのにも関わらず、他部署から依頼のあった業務を緊急でこなさないといけないというのは、難しいケースがあります。総務の仕事のスケジュールについて、クラウド上のカレンダーで共有しておくことで、他部署のメンバーが依頼をする際に確認してもらえ、仕事の依頼の調整を行ってもらいやすくなります。
まとめ
ここまで総務のIT化に焦点を当て解説をしてきました。総務の仕事をIT化することで、抱えているさまざまな課題を解消することにもつながっていきます。総務担当でまだIT化が進んでいない場合は、是非この記事を参考にIT化を進めていきましょう。