総務の在庫管理におけるポイントとは？

総務の業務には、備品や消耗品などの在庫管理といった業務があります。従業員がスムーズに業務が行えるよう、ボールペンやコピー用紙、封筒などさまざまな備品や消耗品を管理し、不足していたら発注を行います。ここでは、総務の在庫管理におけるポイントについて解説をしていきます。

総務の在庫管理のポイントとは？

総務の在庫管理には、押さえておくべきポイントがいくつかあります。それぞれ解説してきます。

まず、備品や消耗品ごとに、誰が在庫管理を担当するのかを決めましょう。管理する人が決まっていることで、在庫チェックも容易になり、在庫切れや発注漏れなどを防ぐことができます。総務全員が管理するのではなく、担当者を振り分け、いつ、誰が、何を購入するのかをはっきりとさせましょう。

現在どれくらいの在庫量があるのかを確認し、どれくらいのスピードで消費しているのかについて把握しましょう。備品や消耗品は物によって消費スピードが異なります。消費するスピードを元に、必要な仕入数を把握し発注します。

備品や消耗品などの保管場所は、明確に決めておきましょう。どこに何を置いたのかが整理されていないと、使用する人も困るうえに管理が難しくなります。

備品や消耗品の使用ルールを明確にして、それらを使用する従業員へアナウンス・浸透させることも大切です。例えば、備品や消耗品を使った、あるいは持ち出した場合は、リストに名前を記入するなどして、誰が何を使ったのか記録に残すという方法もあります。

ここまで、総務の在庫管理におけるポイントについて解説をしてきました。総務の在庫管理には押さえておくべきポイントがあり、しっかりとポイントを押さえることで在庫管理がしやすくなり、発注する際もスムーズに行えるようになります。