文書管理は、会社として行わなければいけないことの一つです。しかし、どのように管理すれば良いのか分からない、という方も多いです。そのために、文書管理マニュアル、というものが存在します。では、それはどのようなものなのでしょうか。
文書管理マニュアルとは、文書管理規程、というものを元にして、ファイリング、整理整頓の方法などをマニュアル化し、どのような従業員でも、そのマニュアル通りに動けば、文書管理ができるようになる、というマニュアルのことです。文書管理マニュアルが存在しないと、管理の方法が属人化することになり、ある人はどこに何があるか分かっても、別の人はどこに何があるか、まったく分からない、という状況になります。
文書管理マニュアルに記載するべき事項はいくつかあります。分類、管理者、保存場所、保存期間保存方法、廃棄方法、マニュアル自体の更新方法、などです。ぜひマニュアル化し、効率化しましょう。
