文書保管サービスとは？選定するポイントやおすすめサービス4選

文書保管サービスというものをご存知でしょうか？会社を運営していると日々管理しなければならない書類が増えていきますが、文書の管理を委託できるサービスというものがあります。ここでは、文書保管サービスを展開している業者を選定するポイントやおすすめの文書保管サービスを4つ紹介します。それぞれの特徴や強みについて見ていきましょう。

文書保管サービスを選定する際のポイント

まず文書保管サービスを選定する際のポイントですが、ここで紹介する３つの観点に注目しましょう。

セキュリティ面が十分であるか

まず一つ目のポイントは、セキュリティ面が十分であるかという点です。企業で扱う文書の中には、機密情報が記載されているものも少なくありません。仮にセキュリティ面が甘ければ、企業にとって重要な書類も流出してしまう恐れがあります。

ポイントは、監視カメラが設置され、倉庫内の入退室に制限をかけているか、GPSに対応した密封した空間で文書を安全に運んでもらえるかなどです。

書類の返却はスムーズに行えるか

企業では保管している書類で必要になったときにすぐに回収しなければならないケースもあります。返却スピードが遅いと、必要な文書がすぐに入手できない事態に陥ってしまいます。書類の返却してもらえる期間は、業者によっても異なるため、どれくらいの期間なら許容範囲か事前に把握しておく必要があります。

返却依頼は24時間いつでも対応可能、当日か翌日には必要な文書を届けてもらえるサービスを選ぶのがおすすめです。

保管単位が柔軟か

保管単位についても重視すべきポイントの一つといえます。文書の保管には、箱やファイリング、書類一点といったように、保管方法はさまざまです。

利用する頻度が高い文書とそうでない文書に分類し、利用頻度が高い文書に関してはすぐに取り出せるよう探しやすいフォルダで管理します。逆にそこまで必要になることがない文書に関しては、箱単位での管理がおすすめです。

文書保管サービスおすすめ５選

ここからは、文書保管サービスを展開しているおすすめの業者をいくつかピックアップしましたので、紹介していきます。

クラウンレコードマネジメント

企業の文書の保管・管理サービスを提供している会社です。クラウンレコードマネジメントの大きな特徴は、文書保管の機密性の高さです。コードセンターに保管され、24時間体制で監視を行ってもらえるため、安心して大切な文書を預かってもらうことができます。

また、保管している文書で必要なものが出てきた際に、WEB上で管理されたデータから検索をかけ、必要な文書をすぐに取り出すことが可能です。RMwebとよばれるウェブベースソリューションが備わっていることで、文書へのアクセスを容易にしています。

スマート書庫

通称「すましょ」とよばれており、三井倉庫が提供する中小企業向けの文書保管サービスです。箱単位で費用が計上されるため、比較的安価に利用することが可能です。

また、預けてから取り出しまでの手続きは、すべてWEB上で完結させることができます。おおよそ依頼してから配達までのリードタイムは２営業日程度となっています。

SHOKO（日本パープル）

SHOKOは、業界トップレベルのセキュリティ体制を完備しており、文書の取り扱いについても厳格な審査に合格できたスタッフのみが対応しています。

文書の運搬は、GPS搭載の密閉車両で配送してもらうことができ、15時までに文書の取り出し依頼を行えば、翌営業日に配送してもらえます。

セキュリティ面をとにかく重視したい場合は、特におすすめの業者です。

SRI

SRIのサービスの特徴は、箱単位のみならず、ファイル単位でも文書が管理できます。また、倉庫内に預けている文書だけでなく、会社内で保管している文書の管理もしてもらえるため、会社で扱う書類を一元管理できます。

また、機密文書の保管倉庫では、入退室に指紋認証を導入しているため、限られたスタッフしか出入りができないような仕組みとなっています。

まとめ

ここまで文書保管サービスを選定する際のポイントからおすすめの業者まで紹介してきました。文書保管サービスは文書を厳重に保管するという目的はどのサービスを利用しても共通していますが、強みや特徴がそれぞれ異なります。ぜひ最適な文書保管サービスを見つけ、利用してみましょう。